Kõikidel ettevõtetel on kohustus säilitada teatud aja ulatuses eelkõige raamatupidamise ja personali dokumente.
Säilitustähtaegu reguleerivad raamatupidamise seadus, käibemaksuseadus, maksukorralduse seadus, tsiviilseadustiku üldosa seadus, äriseadustik, töölepinguseadus ja tervishoiu ja tööohutuse seadus.
Siit loetelust saad kiirelt üle kontrollida erinevate dokumentide säilitamise tähtajad.
Raamatupidamise dokumentide säilitamise tähtajad
- Raamatupidamise algdokumendid – säilitustähtaeg seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing toimus.
- Raamatupidamisregistrid, lepingud, raamatupidamise aruanded ja muud äridokumendid – säilitustähtaeg seitse aastat alates vastava majandusaasta lõpust.
- Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumendid – säilitustähtaeg seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.
- Raamatupidamise sise-eeskiri – säilitustähtaeg seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.
Raamatupidamise algdokumenti on lubatud üle viia teise vormingusse või teisele teabekandjale (näiteks digiteerida), kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib esialgse algdokumendi hävitada.
Personalidokumentide säilitamise tähtajad
Personalidokumentide hoidmise kohustus on tööandjal:
- kuni 1992 sõlmitud töölepingud, tööraamatud, isikukaardid – 75 aastat (lepingu lõppemisest);
- 1992–01.07.2009 sõlmitud töölepingud, tööraamatud – 50 aastat (lepingu lõppemisest);
- alates 01.07.2009 sõlmitud töölepingud – 10 aastat (lepingu lõppemisest);
- tööõnnetuste ja kutsehaigestumuse uurimise andmed, töökeskkonna riskianalüüsi tulemused – 55 aastat;
- ülejäänud personalidokumentide säilitustähtaeg on seitse aastat;
- tööraamatud saab anda hoiule sotsiaalkindlustusametile.
Likvideeritud ettevõtte dokumentide säilitamise tähtajad
- Lõppenud ettevõtte dokumendid antakse hoiule likvideerijale või kolmandale isikule ning dokumente säilitatakse kümme aastat.
- Kui dokumentide hoidjat määratud ei ole, määrab selle vajaduse korral kohus. Dokumentide hoidja vastutab dokumentide säilimise eest seadusega ettenähtud tähtaja jooksul. Likvideerijad vastutavad tekitatud kahju eest samamoodi nagu juhatuse liikmed. Dokumente hoitakse Eestis.
Jaga seda artiklit ka oma ettevõtjast sõbrale!