Ettevõtluses toimetades leiab aset palju erinevaid majanduslikke tegevusi ehk äritehinguid. Näiteks soetatakse kaupa, müüakse oma toodet/teenust, makstakse palka, renditakse mingit vara, antakse või võetakse laenu, käiakse lähetuses jne. Iga konkreetse majandustehingu toimumise fikseerimiseks ja hilisemaks tõestuseks on tarvis algdokumenti.

Raamatupidamise algdokument tõendab majandustehingu toimumist ja asjaolusid ning peab olema vormistatud selliselt, et ka kolmas osapool, kes sinu ettevõtte tegevusega kursis ei ole, saab aru, mis on tehingu sisu, kes on osapooled ja millal see toimus.

Raamatupidamise algdokument peab sisaldama vähemalt järgmiseid andmeid:

1) dokumendi nimetus ja number (näiteks arve 123);

2) dokumendi koostamise aeg;

3) tehingu toimumise aeg (periood või kindel kuupäev, millal kaup müüdi või teenus osutati);

4) tehingu kirjeldus (näiteks raamatupidamisteenus või pastakas);

5) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

6) tehingu osapoolte nimed ja aadressid (näiteks arvel ostja ja müüja andmed);

7) tehingut kinnitav raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri;

8) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber raamatupidamisregistris.

Käibemaksukohustuslane peab lisaks kajastama veel käibemaksuga seonduvaid andmeid (näiteks maksukohustuslasena registreerimise numbrid).

Kui näiteks poetšekil või bussipiletil ei ole ostja nime ega aadressi, võib need ise juurde kirjutada.

Algdokument võib koosneda ka mitmest osast. Ühte tehingut võib tõendada ja tihti tõendabki tervikliku algdokumendi asemel mitu dokumenti (näiteks ostu-müügileping, kauba saateleht, arve, maksekorraldus, pangakonto väljavõte).

Kui algdokument puudub

Kui algdokument ei ole korrektne või puudub täielikult, tuleb selliselt tehingult tasuda tulumaks.

Kaardimaksega ostude puhul tasub tähelepanelik olla, sest tihtipeale annab kaupleja ostjale ainult kaardimakse kviitungi. Kviitung aga ei vasta algdokumendi nõuetele ning pangaülekanne ei tõenda kulu tekkimist!!!

Oluline on veel teada, et kui müüja rollis on eraisik, on algdokumendiks leping, mitte arve. Nimelt arvet saavad esitada vaid juriidilised isikud. Eraisikuga tuleb sõlmida leping, näiteks ostu-müügileping, töövõtuleping vms.

Algdokumentide säilitamine

Algdokumente tuleb säilitada 7 aastat pärast majandusaasta lõppemist või lepingu lõppemist. Erandiks on töölepingud, mida tuleb säilitada 10 aastat pärast lepingu lõppemist. Näiteks 2021.a. jaanuaris lõppes kohustus säilitada 2013.a. raamatupidamise algdokumente.

Algdokumente võib säilitada nii paberil kui ka elektroonselt.

Paberkandjal ostutšekkidest tuleks kindlasti teha koopia või skänneerida, sest esineb juhtumeid, kus kehva kvaliteedi tõttu on need mõne aasta pärast loetamatud.

Kogu eelneva jutu kokkuvõte oleks: algdokumentide hoolikas kokku kogumine ja alleshoidmine on üks väga tähtis ülesanne, pärast neid taastada on väga raske ja dokumentide puudumine võib maksuameti revisjoni korral lõppeda ootamatult suure maksukohustusega.

Põhiline algdokument, mida ettevõtja ise koostama peab, on müügiarve. Korrektse müügiarve koostamise kohta saad lugeda siit. Tutvu ka teiste artiklitega meie blogist.