Korrektse arve koostamine on teema, mis tuleks ettevõtjatel esmajärjekorras endale selgeks teha. Müügiarvet saab väljastada vaid ettevõte või FIE, eraisik arvet väljastada ei saa.
Sisukord
- Kohustuslikud andmed arvel
- Täiendavad andmed arvel
- Arve numbri koostamine
- Täiendavad soovitused arve koostamisel
KOHUSTUSLIKUD ANDMED ARVEL
Kui hakkad müügiarvet esimest korda koostama, siis tutvu enne kohustuslike andmetega, mis peavad müügiarvel kirjas olema. Nõuete maht sõltub sellest, kas ettevõte on käibemaksukohuslane või mitte.
Käibemaksukohuslase arve
Käibemaksukohuslase poolt esitatud arvel tuleb kajastada järgmised andmed:
1) arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
2) maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;
3) ostja nimi ja aadress;
4) ostja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;
5) kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
6) kauba kogus või teenuse maht;
7) kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
8) kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
9) maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
10) tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel.
Kauba ühendusesisese käibe korral on oluline märkida arvele ostja teises liikmesriigis maksukohustuslasena või piiratud maksukohustuslasena registreerimise number, kuna üksnes kehtiv ostja registreerimise number annab õiguse vastavat müüki käsitada nullmääraga maksustatava ühendusesisese käibena. Kui müüja ei märgi arvele ostja kehtivat registreerimise numbrit, tuleb käive deklareerida ja maksustada siseriikliku käibena. Ostja maksukohustuslasena registreerimise numbrit on võimalik kontrollida Eesti ettevõtte puhul EMTA lehelt ja Euroopa ettevõtte puhul siit.
Mittekäibemaksukohuslase arve
Mittekäibemaksukohuslase poolt esitatud arvel tuleb kajastada järgmised andmed:
1) arve number;
2) arve koostamise kuupäev;
3) ostja nimi ja aadress;
4) kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
5) periood, millal teenus osutati või kaup müüdi (arve võib olla tehtud hiljem);
6) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
7) müüja nimi ja aadress.
TÄIENDAVAD ANDMED ARVEL
Lisaks kohustuslikele andmetele võiks arvel olla veel järgmine info:
1) maksetähtaeg;
2) kontaktandmed (ostja telefoninumber ja e-maili aadress);
3) makseinfo (tasumine ettemaksu, ülekande, sularaha või kaardiga);
ARVE NUMBRI KOOSTAMINE
Arve numbri koostamisele ei ole konkreetseid nõudeid. Igal ettevõttel on õigus leida selleks sobivaim süsteem. Oluline on, et igal arvel oleks unikaalne number ja oleks 7 aasta lõikes eristatav.
Numbriloogika arvete koostamisel
Kui müügiarveid väljastatakse otse raamatupidamisprogrammist, siis on lihtne kasutada programmi pakutavaid numbreid. Programmi seadistustes saab seadistada numbrivahemikud nii nagu vaja.
Kui arveid vormistatakse Wordis või Excelis, siis võib kasutada sama loogikat, aga siis tuleb ise jälgida, et numbrid järjest jookseks, midagi vahele ei jääks ega topeltnumbreid ei oleks. Võimalus on kasutada ka süsteemi, kus arveid nummerdatakse kuude lõikes, nt 210402 – aastal 2021 aprillikuus väljastatud arve järjekorranumbriga 2.
TÄIENDAVAD SOOVITUSED ARVE KOOSTAMISEL
Saada arve välja võimalikult kiiresti peale tehingut
Seadusega on ette nähtud, et käibemaksu sisaldava arve puhul tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul alates päevast, mil kaup ostjale lähetati või teenust osutati. Ilma käibemaksuta arve väljastamisele sellist piirangut ei ole kehtestatud, kuid tuleks siiski teada, et tavaline nõue kehtib 3 aastat. Õigeaegselt ning kiiresti tegutsedes jääb kliendile sinu ettevõttest ka hea mulje. Mida hiljem arve välja saadad, seda hiljem laekub ka raha.
Arve väljastamise formaat
Väljastatav müügiarve ei tohiks olla Wordi, Exceli või pildiformaadis.
Käsitsi koostatud arve tuleb konverteerida pdf-i või veelgi parem, saata välja otse raamatupidamisprogrammist või kasutada e-arve lahendust.
Kreeditarve koostamine
Kreeditarve võib väljastada vaid siis, kui esialgsel arvel esines olulisi vigu või kui teenuse osutamist või kauba üleandmist reaalselt ei toimunud. Laekumata arvet ei saa kreeditarveks vormistada, vaid see tuleb maha kanda, tasudes sellelt ühtlasi käibemaksu.
Kliendi tausta kontrollimine
Enne müügi teostamist kontrolli põhjalikult iga uue kliendi tausta ning maksekäitumist. Nii saad maandada riski, et arved jäävad laekumata.
Arvete säilitamine
Müügiarve on raamatupidamise algdokument, mida tuleb säilitada vähemalt seitse aastat.
Kui vajad abi müügiarve koostamisel ja väljastamisel, võta meiega julgelt ühendust! Kontaktid leiad siit.